Scrummen voor dummies

Frank en Tuna (Martijn) vormen samen met Danny het development team dat samen het CRM systeem beheert en ontwikkelt. Een voor Rootnet essentieel systeem; het reguleert namelijk de afhandeling van de tickets voor de helpdesk, het beheer van alle relaties en de domeinnaamregistraties. Onlangs hebben ze met zijn drieën een tweedaagse cursus scrum gevolgd en de methodiek geïmplementeerd.

BLOG scrum in een notendop

Wanneer zijn jullie met scrum begonnen?

F: “De fatsoenlijke versie vanaf januari, daarvoor een beetje uit de losse pols. We wisten wel ongeveer wat de bedoeling was, maar het was nog niet gestructureerd en we hadden toen wat minder grip op de achterliggende gedachte van de methode. We waren er al eerder mee begonnen omdat een onderdeel van de ISO normering waar we mee bezig waren een borging voor kwaliteit was, scrum leek voor ons een logische methode om dat te doen.”

daily

Had een van jullie al ervaring met scrum voordat je bij Rootnet kwam werken?

F: “Ik heb bij mijn vorige baan ook met scrum gewerkt, maar ik kwam er door de cursus wel achter dat we het daar eigenlijk niet helemaal goed deden daar. Er bestaat een hele handige guide van 19 pagina’s, daarin staan de richtlijnen en het framework uitgelegd. Hoe je dat vervolgens in je eigen organisatie implementeert is aan jou. Daar zijn ook weer boeken over volgeschreven, omdat elke branche weer andere dingen vraagt.”

metrics

Is er binnen dat framework wel genoeg speelruimte?

T: “Jazeker, omdat natuurlijk ook elk bedrijf weer anders is. Een mooi voorbeeld daarvan is de product owner. Die houdt de backlog bij en is verantwoordelijk voor het hele product, de juiste prioriteit voor issues en dat die issues duidelijk genoeg zijn voor het team om precies te weten wat er van ze wordt verwacht. Volgens het framework zou bij ons Colin dat moeten doen, maar die heeft daar door zijn functie simpelweg geen tijd voor. Op het werk van mijn vriendin bijvoorbeeld is de rol van product owner een full-time baan.

Ik heb nu dus die rol op me genomen terwijl ik zelf in het development team zit. Het framework zegt dat je dit eigenlijk als aparte rol zou moeten hebben, maar ze zeggen ook: “Als het niet past bij jullie mag je het ook anders doen.”

retrospective

Jullie zijn allebei op cursus zijn geweest?

T: “Met z’n drieën zelfs, onze collega-developer Danny was ook mee. We zijn na de cursus meteen met de implementatie begonnen. We hebben tegen de rest van Rootnet gezegd: “We hebben nu twee weken feature stop, we doen alleen nog maar bugs en andere kritische problemen.”. In die twee weken hebben we met elkaar uitgevogeld hoe we scrum met ons team wilden implementeren. Daarna hebben we onze oude to-do lijsten opgepakt en gelijk in die nieuwe structuur gegoten. Toen we dat hadden gedaan zijn we meteen met de eerste sprint begonnen.”

Sprints

Is zo’n cursus van twee dagen genoeg om echt goed met scrum te kunnen omgaan?

T: “In principe kan je daarna echt wel aan de slag, we hadden ons daarna als we wilden nog kunnen aanmelden om het scrum-master certificaat te halen.”

F: “Oh ja, dat moeten we nog steeds een keer doen.”

T: “Eigenlijk wel ja. Maar het is vooral belangrijk dat je de theorie erachter snapt, en dat je die daarna leert toe te passen. Zodat je weet wanneer je het wel, wanneer je het niet en hoe je het moet gebruiken.”

taskboards

En hoe bevalt werken met scrum jullie na de eerste paar maanden?

T: “Goed.”

F: “Echt heel goed. Als je de hoeveelheid werk die wij nu verzetten vergelijkt met hoe het was voordat we scrum hadden ingevoerd, ik denk dat het met 100% is toegenomen.”

T: “Wel meer denk ik. Het is veel duidelijker gestructureerd; vroeger kreeg je nog wel eens de vraag een stuk software te bouwen zonder dat er duidelijk was wat de software in detail moest kunnen doen en wat er voor nodig is om het überhaupt te kunnen maken. Dat moet nu allemaal glashelder zijn voordat we gaan beginnen. Dat betekent dat als we daadwerkelijk aan de slag gaan dat we niet tijdens de bouw elke keer moeten overleggen wat er eigenlijk precies moet gebeuren.

Het heeft ons ontzettend veel overzicht en structuur gebracht. Daarnaast kan je tijdens het proces nieuwe inzichten meteen inbrengen bij alle stakeholders, waardoor je makkelijker en sneller kan bijsturen.”

F: “Ik kan het wel uitleggen aan de hand van een analogie. Stel, je gaat een auto bouwen. Dan heb je te maken met allerlei mogelijkheiden, voorkeuren en eisen. Als je die zonder plan gaat bekijken, vlieg je van hot naar her. Wat je met scrum doet, is eerst gestructureerd kijken naar welke componenten er nodig zijn: wielen, een chassis, een dak, een motor, enzovoorts. In plaats van dan van tevoren alle specificaties van ieder onderdeel te willen weten, vraag je eerst op één component door, zodat je daar mee aan de slag kunt. Een motor bestaat bijvoorbeeld uit allerlei subonderdelen, die wil je in kaart brengen. Vervolgens bouw je de subonderdelen tot je het hele component ‘motor’ hebt. Dat onderdeel kun je dus al bouwen zonder te hoeven weten hoe de wielen eruit komen te zien, of waar het chassis van wordt gemaakt. Ondertussen kun je alvast de andere onderdelen in kaart brengen zodat je in grote lijnen weet hoe alles samen komt.

Zo ga je alles af, en tijdens het bouwen van al die subonderdelen heb je continu contact met de stakeholders, waaronder de klant. Je werkt in korte sprints van minimaal twee weken, en maximaal vier. Je bent in het ergste geval dus vier weken werk kwijt, terwijl dat veel meer zou kunnen zijn met bijvoorbeeld de waterfall methode. Het proces herhaal je voor ieder onderdeel, waardoor je auto stukje voor stukje completer en functioneler wordt. Aan het einde heb je dus een afgebouwde auto, maar die is per onderdeel los van elkaar tot stand gekomen.”

T: “En omdat je per onderdeel werkt binnen het grote plaatje krijg je dus sneller duidelijkheid over het feit dat je wel een vierkant wiel kan willen, maar dat dat voor het eindresultaat misschien niet de beste oplossing is. Die feedback krijg je continu tijdens het proces, terwijl als je de auto afbouwt met vierkante wielen en al je weer helemaal terug moet in het proces om je fout te repareren.”

Wat heeft scrum voor jullie team betekend?

T: “Danny is niet meer suïcidaal, dus dat scheelt.”

F: “Haha!”

T: “Nee, maar na de eerste retrospective die we deden waar je opschrijft wat goed en minder goed ging, wat de ideeën zijn en wie je een bloemetje geeft zei hij: “Ik heb weer plezier in mijn werk.” Dat was puur omdat hij precies wist wat hij moest doen en zich niet meer druk hoeft te maken over allerlei ad hoc zaken die er helemaal niet toe doen. Dus het brengt niet alleen orde in je project maar ook orde in je hoofd.”

F: “Daarvoor heeft hij een half jaar gewerkt om SSL bij ons erin te krijgen. Ik weet zeker dat het hem met scrum in 2 maanden was gelukt.”

Hebben jullie nog tips voor anderen die aan scrum willen beginnen?

F: “Volg een scrum-cursus, en doe het als team. Juist ook mensen die al een beetje half aan het scrummen zijn. Ik werkte in een bedrijf waar 1 iemand ooit een keer een cursus had gedaan, en de rest werd er een beetje in het proces bij getrokken. Maar we misten een goed fundament, dus we wisten eigenlijk niet goed wat we deden en al helemaal niet waarom we het deden.”

T: “Als je een goede cursus hebt krijg je door mensen met jarenlange ervaring alles supergoed uitgelegd, die doen qua werk niets anders en weten echt alles tot in detail. Zij kunnen ook heel goed de koppeling maken tussen theorie en praktijk. Want het is geen vast setje regels, het is een framework waarbinnen nog veel mogelijk is. Dat met elkaar doorlopen heeft ons als team heel erg geholpen.”

F: “En bekijk deze video en lees deze guide!”

*In het kader van ‘beter goed gejat dan slecht bedacht’ hebben wij de images bij deze blog geleend van Axis Agile. Check het bronmateriaal via deze link!